VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ, được phép tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến hợp đồng kinh doanh địa phương, nghiên cứu thị trường, v.v…

Văn phòng đại diện khá đơn giản, tiết kiệm chi phí: không chịu thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, không cần lập sổ sách kế toán, không cần lập báo cáo tài chính, không yêu cầu phải kiểm toán độc lập… và rất dễ dàng để gia hạn, chấm dứt hoặc giải thể khi cần thiết.

Tuy nhiên Văn phòng đại diện ở Việt Nam vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt các qui định và thủ tục địa phương. Thực tế có rất nhiều văn phòng đại diện đã và đang phải chi trả cho những bài học đắt giá do không am hiểu đầy đủ các qui định một cách có hệ thống và xuyên suốt hoặc do người phụ trách không thạo nghề.

Tôi cần Tư vấn

  • Cách chuẩn bị hồ sơ – qui trình thủ tục – các tình huống cần lường trước khi thành lập một văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
  • Cách lập dự toán chi phí cho việc thành lập – vận hành – duy trì một văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
  • Mọi qui định và tham vấn với chuyên gia hàng đầu về thành lập và vận hành văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.

 

Việc thành lập một văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam trở nên đơn giản theo cách của VIVA, chúng tôi đã bàn giao thành công văn phòng đại diện ở trạng thái hoàn chỉnh – sẵn sàng hoạt động cho hằng ngàn khách hàng từ năm 2006.

Văn phòng đại diện nước ngoài là lựa chọn phù hợp cho mục đích chăm sóc khách hàng, nghiên cứu thị trường, văn phòng làm việc… mà không phải đầu tư vốn hay nộp thuế. Đây là công việc nên dành riêng cho người thạo nghề và thường bao gồm 04 bước chính:

  • Bước 1: Hiểu về tính năng, điều kiện, thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài
  • Bước 2: Chuẩn bị và hoàn chỉnh các giấy tờ và hồ sơ theo yêu cầu
  • Bước 3: Xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
  • Bước 4: Hoàn thành các thủ tục tuân thủ ban đầu trước khi vận hành văn phòng

 

Mỗi bước ngoài việc phải tuân thủ theo các yêu cầu cơ bản của pháp luật và qui định địa phương, quan trọng hơn, người thực hiện phải có khả năng lường trước các rủi ro – xử lý các tình huống để đảm bảo tiến độ, kết quả cuối cùng, tối ưu chi phí thành lập, vận hành…

QUẢN LÝ RỦI RO

QUẢN LÝ RỦI RO KHI HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

  • Quản lý rủi ro về giấy phép hoạt động.
  • Quản lý rủi ro về quan hệ lao động – tiền lương – bảo hiểm bắt buộc khi tuyển dụng nhân sự.
  • Quản lý rủi ro về thuế thu nhập cá nhân và các thủ tục kiểm tra từ cục thuế sau mỗi 3 đến 5 năm hoạt.
  • Mọi qui định và tham vấn với chuyên gia hàng đầu về các thủ tục tuân thủ – giải thể.

Với dịch vụ độc quyền “Quản lý văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam theo qui định địa phương” , VIVA đại diện Công ty mẹ và hỗ trợ trực tiếp cho trưởng đại diện tại Việt Nam để quản lý và làm việc với tất cả các cơ quan có thẩm quyền địa phương.

VIVA tự hào là người đảm bảo cho hằng ngàn khách hàng là văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam  tuân thủ đúng và tối ưu các qui định địa phương, giúp cho các nhà quản lý yên tâm và hoàn toàn tự do khỏi các sự vụ liên quan.

CÁC RỦI RO MÀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN THƯỜNG GẶP PHẢI

Phần lớn văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam đều đã gặp phải các rủi ro giống nhau do không tuân thủ đúng và đầy đủ các qui định địa phương. Tiêu biểu như:

  • Chậm điều chỉnh cập nhật, gia hạn giấy phép, báo cáo hoạt động hằng năm.
  • Thiếu sót trong đăng ký lao động, bảo hiểm bắt buộc.
  • Thiếu sót trong kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
  • Vướng mắc về giấy phép lao động, thẻ tạm trú, giấy xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế cho người nước ngoài.
  • Không thu thập và lưu trữ các hóa đơn chứng từ, không lập báo cáo thu chi theo qui định.
  • Nhận tiền từ bên thứ ba, chi các khoản không phù hợp với chức năng của văn phòng.
  • Không cập nhật các qui định mới, thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý và xử lý các yêu cầu từ các cơ quan nhà nước.
  • Tranh chấp trong quan hệ lao động.
  • Khó khăn trong báo cáo và kết nối theo yêu cầu từ công ty mẹ.

Quản lý các rủi ro khi hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là một công việc chuyên môn tổng hợp, đòi hỏi kiến thức chuyên sâu liên quan đến Luật thương mại, Lao động tiền lương, Thuế, hành chính khác…

Quản lý các rủi ro khi hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam đúng cách không chỉ giúp nhân sự tập trung tốt vào các công việc kinh doanh từ công ty mẹ mà còn giúp tránh được nhiều rủi ro nghiêm trọng, tiết kiệm chi phí, tạo lợi thế cạnh tranh.

THÀNH LẬP

  • Cách chuẩn bị hồ sơ – qui trình thủ tục – các tình huống cần lường trước khi giải thể một văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
  • Cách lập dự toán chi phí cho việc giải thể một văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
  • Những rủi ro buộc phải dự phòng và quản lý trước khi giải thể một văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
  • Mọi qui định và tham vấn với chuyên gia hàng đầu về giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.

 

Về cơ bản thủ tục giải thể sẽ đi qua 03 giai đoạn:

Việc giải thể một văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam trở nên đơn giản theo cách của VIVA:

  • Giai đoạn 1: Thực hiện thủ tục thông báo giải thể tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền để chấm dứt mọi nghĩa vụ mới phát sinh kể từ ngày giải thể.
  • Giai đoạn 2: Thu thập, kiểm tra, hoàn thiện hệ thống hồ sơ trong kinh doanh theo qui định hiện hành để cung cấp cho các cơ quan nhà nước có liên quan, làm thủ tục đối chiếu, xin giấy xác nhận hoàn tất mọi nghĩa vụ nợ với các bên thứ ba, đặc biệt là thủ tục thanh lý hợp đồng lao động, hoàn tất nghĩa vụ với các cơ quan nhà nước như Thuế, Bảo hiểm…
  • Giai đoạn 3: Sau khi đạt được các giấy xác nhận hoàn tất nghĩa vụ nợ với các bên thứ ba khác, văn phòng tiến hành thủ tục đóng tài khoản ngân hàng, trả giấy phép, trả con dấu.

 

Giải thể văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là một công việc chỉ nên dành cho người thạo nghề bởi mỗi bước, mỗi thủ tục liên quan, ngoài việc phải tuân thủ pháp luật và qui định địa phương, người thực hiện phải am hiểu các thông lệ và tình huống thực tế một cách hệ thống, may đo riêng hoàn cảnh và mong đợi của cả công ty mẹ lẫn các nhà quản lý của Việt Nam.

Gắn bó với các văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam từ những năm 2006, VIVA tự hào là nhà tư vấn số 1 về văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, chúng tôi quản lý và chịu trách nhiệm toàn diện mọi thủ tục tuân thủ để giải thể một văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, theo cách may đo, tối ưu, biết trước được kết quả, chi phí, thời gian hoàn thành.

Khi giải thể văn phòng đại diện nước ngoài, VIVA đồng thời miễn phí các thủ tục để chuyển toàn bộ tài sản, nhân sự từ văn phòng đại diện lên công ty con.

TẠI SAO KHÁCH HÀNG ỦY THÁC TRỌN VẸN CHO VIVA QUẢN LÝ CÁC THỦ TỤC TUÂN THỦ CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI VIỆT NAM?

• VIVA là người phụ trách thạo nghề và tin cậy, quản lý và chịu trách nhiệm toàn diện mọi thủ tục tuân thủ cho một văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, đại diện Công ty mẹ và hỗ trợ trực tiếp cho trưởng đại diện tại Việt Nam để làm việc với tất cả các cơ quan có thẩm quyền địa phương.

• VIVA thiết kế các gói dịch vụ độc quyền theo cách may đo toàn diện, đảm bảo cho mỗi khách hàng luôn tuân thủ đầy đủ và tối ưu các qui định tại Việt Nam. Giúp các cấp quản lý dành trọn thời gian vào công việc kinh doanh.

Là một người đi đầu tại Việt Nam về số lượng khách hàng và năng lực chuyên môn về văn phòng đại diện nước ngoài, Chúng tôi cung cấp dịch vụ toàn diện và trọn gói liên quan đến văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam:

  1. Thành lập văn phòng đại diện.
  2. Chi phí cơ bản duy trì một văn phòng đại diện tại Việt Nam.
  3. Quyền và nghĩa vụ cơ bản của văn phòng đại diện tại Việt Nam.
  4. Thủ tục tuân thủ trong quá trình hoạt động.
  5. Quyền và nghĩa vụ của trưởng văn phòng.
  6. Quản lý thủ tục tuân thủ cho người nước ngoài làm việc ở Việt Nam.
  7. Qui trình thủ tục để giải thể văn phòng đại diện và những rủi ro cần lưu ý.
  8. Khác nhau giữa văn phòng đại diện và một công ty 100% vốn nước ngoài.
  9. Cách thức chuyển đổi từ văn phòng đại diện lên công ty.

Tôi cần Tư vấn

CÁCH VIVA THỰC HIỆN DỊCH VỤ

Chúng tôi tuân thủ qui trình dịch vụ theo các qui tắc:
1. Thấu hiểu yêu cầu và mong đợi của khách hàng
2. Thiết kế giải pháp riêng và trình duyệt
3. Cung cấp nhân sự thạo nghề và hệ thống quản lý để thực thi – đảm bảo – bàn giao kết quả cuối cùng
4. Liên tục cập nhật – cải tiến các qui định địa phương và phương thức làm việc để tối ưu lợi ích cho khách hàng.
5. Giữ gìn chất lượng dịch vụ – sự tin cậy của khách hàng như một trong những tài sản sống còn.

Tôi cần Tư vấn

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

  • Thiết lập hệ thống quản lý hồ sơ tuân thủ trong kinh doanh.
  • Mở tài khoản ngân hàng – thông báo đến cơ quan thuế.
  • Thiết lập quan hệ lao động.
  • Thiết lập hồ sơ trưởng đại diện & lao động nước ngoài.
  • Đăng ký chữ ký số.

Văn phòng đại diện có thể bị xử phạt vi phạm hành chính nếu không tuân thủ đúng quy định về thời hạn của các thủ tục nêu trên.

  • Tuân thủ về thuế và kế toán
  • Tuân thủ về lao động tiền lương
  • Trước ngày 30 tháng 01 của năm tiếp theo, VPĐD phải nộp báo cáo theo mẫu quy định về tình hình hoạt động của năm trước đó -> Việc nộp báo cáo hoạt động trễ hạn có thể bị phạt lên đến 40 triệu đồng, ảnh hưởng đến việc gia hạn giấy phép và các thủ tục khác về sau.

  • Thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên trong nước & nước ngoài; trường hợp cư trú hoặc không cư trú.
  • Thực hiện thủ tục khai và nộp thuế mỗi tháng, quý và quyết toán hằng năm.
  • Xác định các khoản thu nhập chịu thuế, thu nhập được miễn thuế, các ưu đãi hoặc miễn giảm khi tính và nộp thuế…
  • Xin giấy xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế.

Nếu văn phòng không lập báo cáo thu chi và sổ quĩ tiền mặt hợp lệ, các khoản chi phí của văn phòng sẽ bị cân nhắc là các khoản lợi ích cá nhân cho một số đối tượng và sẽ bị tính thuế thu nhập cá nhân.

  • Sau khi rà soát các khoản chi phí không có báo cáo – hoá đơn hợp lệ, cơ quan thuế sẽ tính và truy thu thuế phải nộp, tối thiểu là 10% cộng thêm khoản lãi phạt khoảng 17% / năm. Do việc kiểm tra thuế của văn phòng đại diện sẽ được tiến hành sau khoảng 3 đến 5 năm hoạt động nên tổng số tiền truy thu và phạt luỹ kế đôi khi rất lớn.
  • Việc phải đóng một số tiền truy thu và phạt lớn cộng thêm tiêu tốn nhiều thời gian đi lại giải trình, làm ảnh hưởng đến danh tiếng của công ty mẹ là điều không mong muốn của bất kỳ văn phòng nào và rủi ro này hoàn toàn có thể được kiểm soát.

  • Đối với VPĐD mới thành lập: thời hạn giấy phép sẽ phụ thuộc vào thời gian hoạt động của công ty mẹ và hồ sơ mà công ty mẹ cung cấp (giấy phép công ty mẹ, báo cáo tài chính…) với thời hạn từ 1 đến 5 năm.
  • Trường hợp VPĐD hết hạn cần gia hạn thêm: phụ thuộc vào thời gian trên giấy phép của công ty mẹ. Bên cạnh đó, các cơ quan chức năng sẽ tiến hành kiểm tra các hoạt động trước đây của văn phòng, kiểm tra việc kê khai và quyết toán thuế trước khi quyết định cho phép gia hạn giấy phép, thời hạn mới sẽ là từ 1 đến 5 năm.

  • Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài (Công ty mẹ).
  • Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện.
  • Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện.
  • Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý…

Trong vòng 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi văn phòng phải làm thủ tục điều chỉnh, mức xử phạt nếu vi phạm: từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.

Nếu văn phòng phải trả thêm hơn 30% trên tổng quỹ lương thì sẽ có thể bị ảnh hưởng đến kế hoạch dòng tiền nhận từ công ty mẹ, giảm khả năng tuyển thêm nhân viên phục vụ công việc, nhưng nếu không nộp thêm như vậy thì lại có thể bị truy thu và phạt về sau.

Văn phòng có thể phải chịu nhiều rủi ro phát sinh bắt nguồn từ việc không tổ chức, sắp xếp và kiểm soát được hệ thống lưu trữ hồ sơ đúng cách ngay từ đầu. Việc tạo và lưu trữ hệ thống hồ sơ – báo cáo đúng cách không chỉ là yêu cầu bắt buộc cho việc kiểm tra của các cơ quan chức năng mà còn là công cụ quản lý nội bộ.

CẢM NHẬN KHÁCH HÀNG

ĐÔI NÉT VỀ VIVA BCS

VIVA BCS hoạt động từ 2006 trên nền tảng chuyên sâu về tài chính doanh nghiệp và kiểm toán. Chúng tôi cung cấp hệ thống các dịch vụ tư vấn và thực thi các thủ tục tuân thủ trong kinh doanh theo yêu cầu của các cơ quan chứ năng và các chính sách quản lý nội bộ được may đo riêng biệt.

Hoạt động của VIVA hỗ trợ trực tiếp cho các trưởng văn phòng đại diện nước ngoài, doanh nhân và nhà quản trị doanh nghiệp dựa trên 05 trụ cột cơ bản trong quản trị kinh doanh gồm: Luật pháp trong kinh doanh – Tài chính kế toán và thuế – Nhân sự và lao động tiền lương – Tài chính doanh nghiệp – Quản trị hành chính văn phòng.

Chúng tôi hướng tới và duy trì sự ưu việt về khả năng chuyên môn – kỹ năng thạo nghề – tính hiệu quả về chi phí kinh doanh trong từng công việc mà bạn ủy thác cho VIVA. VIVA mang đến cho khách hàng các giải pháp và dịch vụ theo cách may đo, vượt qua các giới hạn thông thường, tạo nguồn lực và cảm hứng phát triển kinh doanh cho hằng ngàn doanh nhân trong và ngoài nước.

Chúng tôi ưu tiên nhận ở khách hàng sự khen ngợi, tín nhiệm và giá trị vật chất khác chỉ là hệ quả, sự tưởng thưởng từ những gì chúng tôi đã cống hiến, đóng góp cho khách hàng.

VIVA tự hào phục vụ thành công hằng ngàn văn phòng đại diện nước ngoài đến từ phần lớn các nước trên thế giới. Chúng tôi cam kết duy trì các giá trị và nguồn lực để mỗi khách hàng khi lựa chọn dịch vụ của VIVA là lựa chọn của sự tuân thủ, sự đảm bảo và tối ưu.

VIVA BUSINESS CONSULTING

leads@vivabcs.com.vn

Tầng 12, Tòa nhà International Plaza, 343 Phạm Ngũ Lão, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, Hồ Chí Minh.

Tầng 17, Tòa nhà Prime Center, 53 Quang Trung, Phường Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.